איך מנהלים נכון את שעות העבודה של העובדים בעסק?
ניהול נכון של שעות העבודה מתחיל ברישום מסודר, עקבי ונגיש של זמני העבודה בפועל. מעבר לצורך התפעולי, מעסיקים שעל עובדיהם חל חוק שעות עבודה ומנוחה נדרשים לנהל פנקס שעות עבודה ומנוחה הכולל בין היתר את שעות העבודה שבוצעו בפועל. כאשר הרישום אינו מבוצע באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, קיימות דרישות נוספות לגבי חתימת העובד ואישור הרישום.
ככל שמספר העובדים גדל, או כאשר העובדים פועלים ממספר אתרים, מהשטח או מהבית, ניהול ידני הופך מורכב יותר. לכן המטרה היא לא רק לדעת מתי עובד התחיל וסיים את יום העבודה, אלא ליצור תהליך שבו נתוני הנוכחות נאספים בצורה אחידה וניתנים לבדיקה לפני הכנת השכר.
למה חשוב לנהל את שעות העבודה בצורה מסודרת?
נתוני שעות העבודה משפיעים ישירות על חישוב השכר, שעות נוספות, היעדרויות ונתונים נוספים הקשורים להעסקה. רישום שוטף מאפשר למעסיק ולגורמים שמטפלים בשכר לעבוד עם בסיס נתונים ברור יותר ולצמצם את הצורך להשלים מידע בדיעבד.
ניהול מסודר מסייע גם כאשר עובד ומעסיק צריכים לברר מה התרחש ביום עבודה מסוים. במקום להסתמך על זיכרון, הודעות או גיליונות שהתעדכנו באופן חלקי, ניתן לחזור לרישום הנוכחות.
קובעים שיטת דיווח אחידה
אחת הבעיות הנפוצות בעסקים היא שכל עובד מדווח בדרך אחרת. עובד אחד מעדכן גיליון, עובד אחר שולח הודעה, ועובדי השטח מעבירים את שעות העבודה בסוף השבוע.
כדאי לקבוע מראש איך מדווחים על תחילת העבודה וסיומה, איך מתעדים היעדרויות ואיך מטפלים במקרה שבו עובד שכח לדווח.
כאשר כל העובדים משתמשים בתהליך אחיד, קל יותר לזהות נתונים חסרים ולטפל בהם בזמן.
לא מחכים לסוף החודש כדי לבדוק את הדיווחים
בדיקה של כל שעות העבודה רק לפני הפקת השכר עלולה ליצור עומס מיותר. בשלב הזה קשה יותר לברר מתי בדיוק העובד הגיע, האם הייתה טעות בדיווח או מדוע חסרות שעות ביום מסוים.
עדיף לבצע בקרה שוטפת במהלך החודש. כך ניתן לזהות מוקדם דיווחים חסרים, חריגות בשעות העבודה או פער בין שעות שתוכננו לבין שעות שדווחו.
מערכות דיגיטליות לניהול נוכחות יכולות לספק נתונים בזמן אמת, התראות וחישובי זמני עבודה, וכך להפוך את הבקרה לחלק מהעבודה השוטפת ולא למשימת סוף חודש.
מתאימים את אופן הדיווח לאופי העבודה
לא כל עסק עובד באותה צורה ולכן גם שיטת דיווח הנוכחות לא חייבת להיות זהה.
עובדים שמגיעים מדי יום למשרד או למפעל יכולים להשתמש בעמדת דיווח קבועה. לעומת זאת, אנשי מכירות, נהגים, טכנאים, שליחים ועובדים אחרים שנמצאים רוב היום בשטח צריכים פתרון שמאפשר דיווח גם מחוץ למשרד.
במקרים כאלה, שעון נוכחות שמאפשר דיווח באמצעות אפליקציה, מחשב, טלפון או אמצעים דיגיטליים נוספים יכול להתאים את תהליך הרישום למיקום ולאופי העבודה של העובדים. ok2go מציעה בין היתר דיווח מבוסס מיקום, דיווח אינטרנטי וכלים לניהול שעות עבודה של עובדים במשרד ובשטח.
מנהלים נכון גם עובדים בשטח
ניהול שעות של עובד שיושב במשרד הוא יחסית פשוט. ניהול עובדים שמתחילים את היום אצל לקוח, עוברים בין אתרים או מסיימים את העבודה במקום אחר דורש יותר גמישות.
במצבים כאלה כדאי שהמערכת תאפשר לעובד לבצע את הדיווח מהמקום שבו הוא באמת עובד ולא תדרוש ממנו להגיע פיזית למשרד רק לצורך רישום נוכחות.
פתרונות מבוססי מיקום יכולים גם לאפשר לארגון להגדיר אזורי עבודה ולנהל מידע על פעילות העובדים בשטח.
מפרידים בין דיווח שעות לבין אישור שעות
גם כאשר העובדים מדווחים בעצמם, כדאי שיהיה תהליך ברור לבדיקת הנתונים.
לדוגמה, מנהל יכול לעבור על חריגות, שעות חסרות או דיווחים לא שגרתיים לפני שהמידע עובר לטיפול השכר. כך לא כל טעות של עובד הופכת אוטומטית לנתון סופי.
ההפרדה בין שלב הדיווח לשלב הבקרה יוצרת שכבה נוספת של בדיקה ומאפשרת לתקן טעויות בזמן.
מתייחסים גם לשעות נוספות
ניהול נוכחות אינו מסתכם בספירת שעות חודשית. יש משמעות גם לחלוקה שלהן בין ימי העבודה ולשאלה מתי נוצרו שעות נוספות בהתאם לדין ולהסדר ההעסקה הרלוונטי.
לכן לא מומלץ להסתפק במספר כולל של שעות בסוף החודש. רישום פרטני של שעות העבודה בכל יום מאפשר לבדוק את הנתונים בצורה מדויקת יותר.
מחברים בין ניהול הנוכחות לתהליך הכנת השכר
מערכת הנוכחות אינה אמורה להיות מאגר נתונים מנותק. בסופו של דבר המידע שנאסף במהלך החודש צריך לסייע לתהליך השכר.
כדאי לבנות תהליך קבוע:
- העובד מדווח בזמן אמת ככל האפשר
- המערכת מרכזת את נתוני העבודה
- מתבצעת בדיקה של חריגות ונתונים חסרים
- תיקונים מתבצעים לפני סגירת החודש
- הנתונים המאושרים עוברים להמשך הטיפול בשכר
תהליך כזה מפחית את הצורך לרדוף אחרי עובדים ברגע האחרון ולנסות לשחזר חודש שלם של פעילות.
אילו נתונים כדאי לבדוק במהלך החודש?
אין צורך לעבור ידנית על כל דיווח בכל יום, אבל כדאי לעקוב אחרי חריגות שיכולות להצביע על בעיה.
בין היתר ניתן לבדוק כניסות ויציאות חסרות, ימי עבודה ללא דיווח, שעות חריגות ודפוסים שחוזרים על עצמם.
כאשר המערכת מאפשרת להגדיר התראות, חלק מהבדיקות יכול להתבצע בצורה אוטומטית ולהפנות את תשומת הלב רק למקרים שבהם נדרשת בדיקה. ok2go מציינת כי המערכות שלה כוללות יכולות מעקב, התראות וחישוב זמני עבודה בהתאם לנתוני העובד.
מה עדיף, אקסל או מערכת נוכחות?
לעסק קטן עם מעט עובדים ומבנה עבודה פשוט, גיליון מסודר עשוי להספיק מבחינה תפעולית במקרים מסוימים, כל עוד הרישום עומד בדרישות הרלוונטיות.
ככל שהעסק גדל, מספר העובדים עולה או שהעבודה מתבצעת במספר מקומות, הטיפול הידני נעשה מורכב יותר. מערכת דיגיטלית יכולה לרכז את הדיווחים במקום אחד, לזהות נתונים חסרים ולצמצם חלק מהעבודה הידנית.
אין צורך לבחור מערכת רק לפי מספר העובדים. חשוב לבחון גם את אופי העבודה, מספר האתרים, צורת הדיווח הרצויה והמידע שהעסק צריך לקבל בסוף החודש.
איך בוחרים פתרון לניהול שעות עבודה?
הפתרון צריך להתאים לאופן שבו העובדים באמת עובדים.
כדאי לבדוק האם העובדים נמצאים במקום קבוע או בשטח, מאילו מכשירים הם צריכים לדווח, האם יש צורך במידע בזמן אמת, איך מתבצע הטיפול בחריגות ואילו דוחות צריכים להגיע למנהלים.
מערכת מורכבת מדי עלולה להקשות על העובדים. מצד שני, מערכת בסיסית שלא נותנת מענה לצורת העבודה של העסק עלולה להשאיר את המנהלים עם הרבה עבודה ידנית.
המטרה היא לבחור פתרון שקל לעובדים להשתמש בו ושמספק להנהלה את המידע הדרוש לבקרה.
ניהול טוב מתחיל בתהליך ברור
מערכת טכנולוגית יכולה לשפר את ניהול הנוכחות, אבל היא אינה מחליפה תהליך מסודר. חשוב שהעובדים ידעו מתי וכיצד לדווח, מי מטפל בטעויות, מתי הנתונים נבדקים ומה קורה לפני סגירת השכר.
כאשר התהליך ברור והדיווחים מתבצעים באופן שוטף, קל יותר לנהל את שעות העבודה גם כאשר העסק גדל או כאשר חלק מהעובדים נמצאים מחוץ למשרד.
שאלות נפוצות
האם מעסיק חייב לנהל רישום של שעות העבודה?
מעסיק שמעסיק עובד שחלות עליו הוראות חוק שעות עבודה ומנוחה חייב לנהל עבורו פנקס שעות עבודה ומנוחה. קיימים גם חריגים בחוק לסוגי עובדים ותפקידים מסוימים.
האם חייבים להשתמש בשעון נוכחות אלקטרוני?
לא בהכרח. הדין מאפשר רישום גם באמצעים שאינם מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים, אך במקרה כזה חלות דרישות בנוגע לחתימת העובד ולאישור הרישום.
מה עושים אם עובד שכח לדווח כניסה או יציאה?
כדאי להגדיר מראש נוהל לתיקון דיווחים חסרים ולהעביר את התיקון לאישור הגורם המתאים לפני סגירת נתוני השכר.
האם אפשר לדווח על שעות עבודה מהטלפון?
כן. קיימות מערכות שמאפשרות דיווח באמצעות אפליקציה, אינטרנט ואמצעי תקשורת נוספים, בהתאם לפתרון שנבחר.
האם שעון נוכחות מתאים גם לעובדי שטח?
כן. מערכות המבוססות על אפליקציה או מיקום יכולות להתאים במיוחד לעובדים שאינם נמצאים בעמדה קבועה, כגון נהגים, טכנאים, אנשי מכירות ושליחים.
האם מערכת נוכחות יכולה למנוע לחלוטין טעויות בשכר?
לא. היא יכולה לצמצם טעויות הנובעות מדיווחים חסרים, פיזור מידע או עבודה ידנית, אבל עדיין נדרשים תהליכי בקרה ואישור של הנתונים.
על הכותב
